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Teams-Wildwuchs stoppen: Die Governance-Checkliste für Microsoft Teams

  • Autorenbild: Armagan Kilic
    Armagan Kilic
  • vor 5 Tagen
  • 3 Min. Lesezeit

Strukturiert. Automatisiert. Zukunftssicher.


Ein Team wird für ein Projekt angelegt und bleibt danach einfach offen. Drei Jahre später hat niemand mehr den Überblick: Teams ohne Besitzer, Kanäle die niemand nutzt, und SharePoint-Seiten, die still und leise mit Dateien volllaufen, die niemand mehr verwaltet.


Teams-Wildwuchs ist kein Teams-Problem. Es ist ein Governance-Problem.

Und hinter jedem dieser verwaisten Teams steckt eine SharePoint-Seite, die sich unbemerkt füllt. Mit Dokumenten ohne Besitzer, ohne Ablaufdatum, ohne Struktur.


Die Lösung ist keine einmalige Aufräumaktion. Die Lösung ist eine Struktur, die verhindert, dass das Chaos überhaupt entsteht.


Ich habe alles in eine Checkliste gepackt: drei Stufen, von schnellen Sofortmaßnahmen bis hin zur Enterprise-Governance.


Kanal, privater Kanal oder ein neues Team?


Einer der häufigsten Fehler: Es wird reflexartig ein neues Team erstellt, obwohl ein Kanal völlig ausreicht. Hier die einfache Entscheidungsregel:


→ Neuer Kanal: für ein Thema oder ein Teilprojekt innerhalb eines bestehenden Teams

→ Privater Kanal: für sensible Inhalte, die nicht alle Team-Mitglieder sehen sollen

→ Neues Team: nur für ein eigenständiges Projekt oder eine eigene Organisationseinheit


Diese eine Frage, vor jeder Erstellung gestellt, verhindert dutzende unnötige Teams pro Jahr.

Basic: Quick Wins – Das Fundament richtig legen


Diese Maßnahmen kosten wenig Zeit, bringen aber sofort Ordnung:


  • Benennungsregeln für Teams definieren (z.B. nach Projekt, Abteilung, extern)

  • Festlegen, wer neue Teams erstellen darf

  • Klare Regeln für Erstellen und Löschen von Teams einführen

  • Mindestens 2 Besitzer pro Team vorschreiben

  • Gastzugang bewusst aktivieren und gezielt einschränken

  • Teams ohne Besitzer identifizieren und bereinigen


Ein Team ohne Besitzer ist ein Team ohne Verantwortung. Und ohne Verantwortung gibt es keine Kontrolle. Diese sechs Punkte sind der Startschuss für jede Teams-Governance.

Intermediate: Structure & Control – Regeln technisch verankern


Auf dieser Stufe werden die Regeln nicht mehr nur dokumentiert, sondern technisch durchgesetzt:


  • Benennungsregeln technisch erzwingen (z.B. über Entra ID / Azure AD)

  • Team-Erstellung auf definierte Benutzer oder Gruppen beschränken

  • Standardisierte Team-Vorlagen aufbauen (für Projekte, Abteilungen)

  • Eine Datei- und Inhaltsstruktur in SharePoint definieren

  • Gastzugang regelmäßig prüfen und bereinigen

  • Automatische Ablaufrichtlinien für Teams aktivieren

  • Einen Team-Lebenszyklus definieren (z.B. Archivierung nach Projektende)


Der entscheidende Punkt: Teams haben ein Ende. Wer das von Anfang an einplant, mit klaren Archivierungsregeln, verhindert dass die Leichen sich ansammeln.

Advanced: Enterprise Scale – Governance auf Unternehmensebene


Für Organisationen, die Teams in großem Maßstab betreiben:


  • Team-Erstellung automatisieren (Genehmigungsprozess, Struktur, Benennung)

  • Vertraulichkeitsbezeichnungen (Sensitivity Labels) auf Teams und Daten anwenden (intern, vertraulich)

  • DLP-Richtlinien definieren, um sensible Daten zu schützen

  • Aufbewahrungsregeln für Chats und Dateien festlegen

  • Die M365-Umgebung auf Copilot-Bereitschaft prüfen (Berechtigungen und Datenzugriff)


Besonders der letzte Punkt wird oft unterschätzt: Wer Microsoft 365 Copilot einführen möchte, muss zuerst sicherstellen, dass die Berechtigungsstruktur sauber ist. Copilot liest, was Mitarbeiter lesen dürfen. Wenn die Governance fehlt, kann Copilot versehentlich sensible Informationen sichtbar machen.

Microsoft Teams-Governance ist kein IT-Thema, sondern ein Organisationsthema


IT kann die technischen Werkzeuge bereitstellen. Aber ob ein Team wirklich gebraucht wird, wer dafür verantwortlich ist und was am Ende damit passiert: Das sind organisatorische Entscheidungen.


Governance bedeutet: Wer darf was, wann und mit welchem Ergebnis?


Ohne diese Antworten hilft auch das beste technische Setup nichts. Die Checkliste oben gibt dir den Rahmen, aber die Entscheidungen muss die Organisation treffen.


Ihr Tenant bereits im Chaos?


Wenn euer Microsoft 365 Tenant bereits voll von Teams ist, die niemand mehr kennt – kein Problem. Das ist der Normalzustand in den meisten mittelständischen Unternehmen.


Ich mache einen kostenlosen Check eurer Microsoft 365 Umgebung und zeige euch, was als erstes zu tun ist.


Schreibt mir direkt oder besucht: armagankilic.com

Über den Autor


Armagan Kilic ist Senior Microsoft 365 Consultant & Architect mit Fokus auf SharePoint Online, Teams-Governance, Automatisierung und Copilot-Readiness.

Er unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre M365-Umgebung strukturiert, sicher und skalierbar aufzubauen.


Die komplette Checkliste als Slidedeck – zum Speichern und Teilen:



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